Veri Doğrulama ile Excel'de Veri Girişi Kısıtlama

Excel e-tablolarını başkalarından veri toplamak için kullanıyorsanız, ancak dikkatlice planladığınız hücreleri yanlış türde bilgilerle doldurduklarını tespit ederseniz, veri doğrulaması yardımcı olabilir.

Bu araç, belirli hücreleri yalnızca düzgün biçimlendirilmiş verilere izin verecek şekilde kısıtlamanızı sağlar. Birisi masraf raporunda “15,68 $” yerine “havaalanında öğle yemeği” gibi olması gerekmeyen bir şey girerse, Excel girdiyi doğru olana kadar reddeder. İnsanların zamanınızı boşa harcamadığından emin olmak için bunu pasif-agresif bir yol olarak düşünün.

Örnek olarak, Nasıl Yapılır Geek için temel gider raporu çalışma sayfası. Diyelim ki insanlar belirli hücrelere yalnızca para birimi olarak biçimlendirilmiş sayısal değerleri (yani, bazı basamaklar, ardından ondalık nokta ve iki basamak daha) girdiklerinden emin olmak istiyoruz.

İlk olarak, kısıtlamak istediğiniz tüm hücreleri seçin.

Şeritteki “Veri” sekmesine geçin ve “Veri Doğrulama” düğmesine tıklayın. Pencereniz tam boyutta değilse ve etiketleri göremiyorsanız, iki yatay kutu, yeşil bir onay işareti ve kırmızı bir çarpı işareti olan simgedir.

Veri Doğrulama penceresinde, “Ayarlar” sekmesinde “İzin Ver” açılır menüsünü tıklayın. Burada, seçtiğiniz hücrelere izin vermek için belirli bir giriş türü ayarlayabilirsiniz. Gider raporumuz için, kullanıcıların iki ondalık değere sahip bir sayı girmesi konusunda ısrar edeceğiz, bu nedenle “Ondalık” seçeneğini seçeceğiz. Bir hücrenin metin, saat veya tarih, belirli bir uzunlukta metin ve hatta kendi özel doğrulamanız olduğundan emin olmak gibi başka ölçütler de seçebilirsiniz.

“İzin Ver” açılır menüsünde seçtiğiniz veri türü, “Ayarlar” sekmesinin geri kalanında kullanabileceğiniz seçenekleri değiştirir. Para birimine karşılık gelen sayısal bir değer istediğimizden, “Veri” açılır menüsünü “ara” ayarına ayarlıyoruz. Ardından, minimum 0.00 değerini ve maksimum 10000.00 değerini yapılandırıyoruz, bu da ihtiyaçlarımızı karşılamak için fazlasıyla yeterli.

Bunu test etmek için, doğrulama ayarlarını uygulamak için “Tamam” ı tıklayın ve ardından uygun olmayan bir değer girmeyi deneyin. Örneğin, Kahvaltı ücreti yerine öğün maliyeti yerine “krep” yazarsak bir hata mesajı alırız.

Bu, insanların yalnızca doğru veri türünü girmesini kısıtlasa da, onlara ne tür verilerin gerekli olduğu konusunda herhangi bir geri bildirim vermez. Öyleyse, bunu da ayarlayalım.

Veri Doğrulama penceresine geri dönün (Şeritte Veri> Veri Doğrulama). Burada iki seçeneğiniz var (ve her ikisini de kullanabilirsiniz). Veri girişinin açık olduğu bir hücreyi seçtiklerinde kullanıcılara istediğiniz veri türünü göstermek için “Giriş Mesajı” sekmesini kullanabilirsiniz. Yanlış türde veri girdiklerinde gördükleri hatayı özelleştirmek için “Hata Uyarısı” sekmesini de kullanabilirsiniz.

Önce “Giriş Mesajı” sekmesine geçelim. Burada, “Hücre seçildiğinde giriş mesajını göster” seçeneğinin açık olduğundan emin olun. Ardından, giriş araç ipucunuza bir başlık ve bir metin verin. Aşağıda görebileceğiniz gibi, hücrelerin birine tıkladığınızda mesaj beklenir ve insanlara beklenenleri bildirir.

“Hata Uyarısı” sekmesinde, insanların yanlış türde veri girdiklerinde gördükleri hata mesajını özelleştirebilirsiniz. “Geçersiz veri girildikten sonra hata uyarısını göster” seçeneğinin açık olduğundan emin olun. “Stil” açılır menüsünden hata mesajınız için bir stil seçin. İletinin ne kadar güçlü olmasını istediğinize bağlı olarak bir Durak (X ile kırmızı daire), Uyarı (ünlem işaretli sarı üçgen) veya Bilgi (küçük “i” harfi olan mavi daire) ile gidebilirsiniz.

Mesajınız için bir başlık, mesajın metnini yazın ve ardından işlemi tamamlamak için “Tamam” tuşuna basın.

Şimdi, birisi yanlış veri girmeye çalışırsa, bu hata mesajı biraz daha yararlıdır (veya isterseniz alaycı).

Bu, veri doğrulamayı ayarlamak için biraz daha fazla çalışma alanıdır, ancak daha sonra başkalarından veri toplamak için e-tablolar kullanırsanız size çok zaman kazandırabilir. Kendi hatalarınızı önlemek için bile yararlıdır. Ve bu verilere dayanan formüller veya herhangi bir otomasyon görevi ayarladıysanız, bu iki kat daha doğrudur.

LEAVE A REPLY

Please enter your comment!
Please enter your name here