Outlook'ta Otomatik Arşiv nedir ve nasıl çalışır?

Posta kutusu temizleme aracını kullandıysanız, Otomatik Arşiv düğmesini görürsünüz, ancak nasıl çalıştığından ve ne yapacağından emin olabilirsiniz. İşte yaptığı ve nasıl kullanacağınız.

Otomatik Arşiv düğmesini tıklatmak, bir işlemin Outlook'taki tüm klasörlerde gezinmesine ve ayarladığınız Otomatik Arşiv kurallarının uygulanmasına neden olur (endişelenmeyin, varsayılan Otomatik Arşiv kuralı hiçbir şey yapmaz, böylece herhangi bir zarar veremezsiniz. düğmesine tıklayarak). Ancak, eski öğelerinizi ön plana çıkmadıkları bir arşive taşımak istiyorsanız, Otomatik Arşivleme işlemi otomatikleştirdiğiniz yöntemdir. Bunu ayarlayıp çalıştıralım.

Otomatik Arşiv Nasıl Açılır

İlk olarak, Otomatik Arşiv'i açmanız ve ayarlarını seçmeniz gerekir. Dosya> Seçenekler> Gelişmiş'e gidin ve ardından “Otomatik Arşiv Ayarları” düğmesine tıklayın.

“AutoArchive every komutunu çalıştır” seçeneği kapalı olduğu sürece (varsayılan değerdir), AutoArchive hiçbir zaman çalışmaz.

“AutoArchive every run” seçeneğini açtığınızda, artık tüm seçenekler kullanılabilir.

Dosya Seçenekleri'nde bir ayar penceresi olan ve bu ayarları manuel görev olarak istediğiniz herhangi bir klasöre karşı çalıştırmanıza izin veren Klasör Temizleme'den farklı olarak, burada gösterilen Otomatik Arşiv ayarları varsayılan ayarlardır. Otomatik Arşiv açık olan her klasör bu varsayılan ayarları kullanabilir veya isterseniz farklı klasörler için farklı ayarlar kullanabilirsiniz. Bunu daha sonra nasıl yapacağız, ancak şimdilik varsayılan ayarlara bakalım.

Otomatik Arşiv Nasıl Kurulur

Dikkat edilmesi gereken ilk şey, Otomatik Arşiv açıldığında, her 14 günde bir çalışacağıdır. Yukarı ve Aşağı oklarını kullanarak veya içine bir sayı yazarak bunu değiştirebilirsiniz ve 1 ila 60 gün arasında herhangi bir değer seçebilirsiniz. Herhangi iki basamaklı bir sayı yazabilirsiniz, ancak 60'dan büyükse, “Tamam” ı tıkladığınızda Outlook bir hata iletisi görüntüler ve kaydetmeden önce değeri değiştirmeniz gerekir.

Sonraki seçenek “Otomatik Arşiv çalıştırmadan önce sor” —Otomatik Arşivleme gerçekleşmeden önce Outlook'un size bir istem göstermesini seçme seçeneği sunar. Bu istem, ayarları gözden geçirmenizi veya isterseniz Otomatik Arşiv'in bu çalışmasını iptal etmenizi sağlar.

Ayarların geri kalanı, hangi öğelerin arşivleneceği ve arşivleme işlemi sırasında neler olacağı ile ilgilidir. Buradaki ilk seçenek – “Süresi dolmuş öğeleri sil (yalnızca e-posta klasörü)” – son kullanma tarihi eklenmiş olan e-postalarla ilgilidir. Bu klasörler için Otomatik Arşiv özelliğini açsanız bile bu, görevleri veya olayları etkilemez.

Ayarların geri kalanı yalnızca e-posta için değil, tüm öğeler için geçerlidir. Bu takvim etkinlikleri, görevler, notlar ve günlük girişleri anlamına gelir.

“Eski öğeleri arşivle veya sil” seçeneğini açık bıraktığınızı varsayarsak, varsayılan ayarlar Outlook'un 6 aydan eski öğeleri Arşiv adlı yeni, ayrı bir .pst dosyasına (varsayılan olarak) taşıması ve bunu gezinti bölmesinde görünür yapmasıdır. Outlook böylece arşivlenen öğelere istediğiniz zaman erişebilirsiniz. “Üzerinden daha eski öğeleri temizle” değerini 1 günden 60 aya kadar değiştirebilir, öğeleri arşivlemek için farklı bir .pst dosyası seçebilir veya “Eski öğeleri kalıcı olarak silmeyi” seçebilirsiniz.

Bu silme işleminin Silinmiş Öğeler klasörünü atladığı ve öğelerinizin Outlook'tan tamamen silineceği konusunda uyarıda bulunun. Ayarlarınıza bağlı olarak posta sunucunuzdan erişmeye devam edebilirsiniz, ancak buna güvenmemelisiniz. Bu seçeneği yalnızca öğeleri sonsuza kadar silmek istiyorsanız seçin.

“Tamam” ı tıkladığınızda, Otomatik Arşiv açılır. Bugünden başlayarak seçtiğiniz (varsayılan olarak her 14 günde bir) “Otomatik Arşivlemeyi her çalıştır” değerine uygun olarak çalışır. Bu yüzden bir kez açtığınızda oldukça hızlı çalışmasını beklemelisiniz. Testlerimizde, onu açmak ve AutoArchive'ın bize çalışacağını bildiren istemi almak arasında on dakikadan az bir süre geçti. Otomatik Arşivleme yalnızca birkaç klasörde varsayılan olarak çalışır, bu nedenle belirli klasörlerde çalışmasını istiyorsanız veya farklı klasörlerde çalışma şeklini özelleştirmek istiyorsanız okumaya devam edin.

Farklı Klasörler için Otomatik Arşiv Nasıl Açılır ve Özelleştirilir

Otomatik Arşiv özelliğini açtığınızda, varsayılan olarak yalnızca aşağıdaki klasörlerle çalışır:

  • Eşya gönder
  • Silinmiş öğeler
  • perdah makinesi
  • Görevler

Başka bir klasörde çalışmasını istiyorsanız, her klasör için bu klasörü açmanız gerekir (veya çalışmasını istemediğiniz dört klasörden herhangi birini kapatmanız gerekir). Bunu Gezinti bölmesinde klasörü sağ tıklatıp “Özellikler” i tıklatarak yapın.

Ayrıca, şeritteki Klasör> Klasör Özellikleri'ni seçerek klasör özelliklerine erişebilirsiniz. (Takvim ve Görevler gibi Gezinme bölmesinde görünmeyen klasörler için, bu, klasör özelliklerine erişmenin tek yoludur.) Ayrıca, doğrudan bir kez kaydettiğiniz Otomatik Arşiv Ayarlarına gitme seçeneği de vardır. Klasör Özellikleri içinde yeniden.

Klasör Özellikleri penceresinde, söz konusu klasörün ayarlarına erişmek için Otomatik Arşiv sekmesine tıklayın.

Çoğu klasör için, “Bu klasördeki öğeleri arşivleme” ayarı varsayılan olarak açıktır. Bu, Otomatik Arşiv işlemi çalıştırıldığında klasörün yok sayılacağı ve içindeki hiçbir öğenin arşivlenmeyeceği anlamına gelir. Klasörün dahil edilmesini istiyorsanız, “Bu klasördeki öğeleri varsayılan ayarları kullanarak arşivle” seçeneğini açın.

Alternatif olarak, bu klasörün Otomatik Arşiv ayarlarının varsayılanlardan farklı olmasını istiyorsanız, “Bu ayarları kullanarak bu klasörü arşivle” seçeneğini açın ve ayarları tercihinize göre değiştirin.

Herhangi bir noktada tüm klasörleri varsayılan ayarları kullanmak üzere geri döndürmek istiyorsanız, Dosya> Seçenekler> Gelişmiş> Otomatik Arşiv Ayarları'na geri dönebilir ve “Bu ayarları şimdi tüm klasörlere uygula” düğmesine tıklayabilirsiniz. Bu, “Bu ayarları kullanarak bu klasörü arşivle” seçeneği açık olan tüm klasörleri değiştirir, bunun yerine “Bu klasördeki öğeleri varsayılan ayarları kullanarak arşivle” seçeneği açık olur.

AutoArchive varsayılan ayarlarını ve klasör başına ayarları istediğiniz gibi ayarladıktan sonra, arka planda sessizce çalışmak, sizin için yer açmak ve klasörlerinizin çok şişirilmesini önlemek için işlemi bırakabilirsiniz.

LEAVE A REPLY

Please enter your comment!
Please enter your name here