Bazen, gönderdiğiniz e-postaları alıcının haberi olmadan başka bir adrese kopyalamak isteyebilirsiniz. Microsoft Outlook’ta, bunu yapmak için kurallar oluşturabilirsiniz. Süreç boyunca size rehberlik edeceğiz ve önemli bir uyarıyı paylaşacağız.
Çoğu kişi e-posta programlarındaki CC (karbon kopya) seçeneğine aşinadır. Birine CC yapmak, ona mesajın bir kopyasını gönderdiğiniz anlamına gelir. Diğer alıcılar da kimlerin CC’lendiğini görebilir.
Ayrıca bir BCC (kör karbon kopya) seçeneği de var. BCC’niz olan herkes diğer alıcılardan gizlenecek, ancak o göndereni ve alıcıları görebilecek.
Outlook’ta, BCC alanını basit bir geçiş anahtarıyla e-postalara ekleyebilirsiniz. Bunu yapmak için yeni bir e-posta açın, “Seçenekler” sekmesine geçin ve ardından “Bcc” yi tıklayın. Bu, “Bcc” alanını bu ve tüm yeni e-postalarda görünür hale getirecektir. Bir kez daha gizlemek için, herhangi bir yeni e-postada Seçenekler> Gizli’yi tıklayın.
Belirli bir e-postada birisine BCC göndermek istiyorsanız, o kişinin e-posta adresini “Bcc” alanına “Kime” veya “Cc” alanlarına yaptığınız gibi yazmanız yeterlidir.
“Bcc” alanı en yaygın olarak bir haber bülteni gibi çok sayıda alıcıya toplu e-posta gönderirken kullanılır. Dünyanın neresinde olduğunuza bağlı olarak, veri koruma nedenleriyle yasal olarak kişilerin e-posta adreslerini gizlemek zorunda kalabilirsiniz.
Zorlayıcı bir yasal zorunluluk olmasa bile, insanların e-posta adreslerini rızaları olmadan yayınlamamak yine de iyi bir uygulamadır (ve genel nezaket).
Birini BCC yapmak isteyebileceğiniz başka senaryolar da var. Örneğin, sorunlu bir çalışanla veya iş arkadaşınızla ilgileniyorsanız, bir şikayette bulunmanız gerekirse diye e-posta etkileşimlerinizin kaydını tutmak isteyebilirsiniz. BCC, mesajların kopyalarını alıcıların haberi olmadan istediğiniz herhangi bir adrese göndermenizi sağlar.
Her e-postaya otomatik olarak veya belirli e-postalara (belirli bir kişiye gönderenler veya konu satırında belirli kelimeler içerenler gibi) bir BCC alıcısı eklemek istiyorsanız, bunu yapmanın basit bir yolu yoktur. Outlook kurallarını kullandıysanız, bunun bir seçenek olmasını bekleyebilirsiniz, ancak maalesef öyle değildir.
Kuralları kullanmak mümkündür, ancak birden fazlasını oluşturmanız gerekir. Özellikle, BCC’ye istediğiniz e-postalara bir kategori uygulamak için bir kural ve bu kategorideki e-postaları başka bir adrese otomatik olarak yönlendirmek için başka bir kural. Bu bir BCC ile tamamen aynı değildir, ancak aynı şeyi başarır.
Daha önce bahsettiğimiz önemli uyarı, birçok işletmenin çalışanlarının şirket dışındaki e-postaları otomatik olarak iletmesini engellediğidir. Bunun nedeni, otomatik yönlendirme kurallarının siber suçluların işletmelerden veri almak için kullandıkları yaygın bir yöntem olmasıdır.
Kendi BT departmanına sahip olacak kadar büyük herhangi bir işletme, büyük olasılıkla otomatik yönlendirmeyi engelleyecektir. Ayrıca, birisi otomatik yönlendirme kuralı oluşturduğunda da muhtemelen bir uyarı alacaktır.
Şirketiniz otomatik yönlendirmeyi engelliyorsa, harici bir e-posta adresine gidecekse BCC’yi manuel olarak eklemeniz gerekir. Şirketinizdeki başka bir posta kutusuna yönlendirme yapıyorsanız veya şirketiniz otomatik yönlendirmeyi engellemiyorsa, gitmekte fayda var.
Bu uyarıyı akılda tutarak, iki kuralı nasıl oluşturacağınız aşağıda açıklanmıştır.
Kural 1: Kategori uygulayın
Outlook Gelen Kutunuzda olduğunuzdan emin olun ve ardından “Giriş” sekmesini görüntülerken Kurallar> Kuralları ve Uyarıları Yönet’i tıklayın.
Görünen “Kural Sihirbazı” nda “Gönderdiğim İletilere Kural Uygula” yı seçin ve ardından “İleri” yi tıklayın.
Ardından, kategoriyi otomatik olarak uygulamak istediğiniz e-postaları seçersiniz. Tüm e-postaları kategorilere ayırmak istiyorsanız, “İleri” yi tıklayın. Bir uyarı görüntülenecektir; “Evet” i tıklayın.
Yalnızca belirli mesajları kategorize etmek istiyorsanız, hangi türden birini seçmeniz gerekir. Konu satırında veya gövdede belirli kelimelere sahip olanlar, ekli olanlar vb. Dahil olmak üzere seçim yapabileceğiniz çok sayıda koşul vardır.
Belirli bir kişiye gönderilen e-postaları kategorize edeceğiz, bu nedenle “Kişilere veya Genel Gruba Gönderildi” seçeneğini seçeceğiz.
Alıcıyı seçmek için “Kişiler veya Genel Grup” bağlantısını tıklıyoruz.
Kişiyi adres defterimizden seçebilir veya e-posta adresini doğrudan “Kime” alanına yazıp ardından “Tamam” ı tıklayabiliriz.
“İleri” yi tıklıyoruz.
Sihirbazın sonraki sayfasında, “Kategori Kategorisine Ata” yı seçiyoruz.
Daha sonra bir kategori atamak için “Kategori” bağlantısını tıklıyoruz.
Açılan “Renk Kategorileri” penceresinde bunun uygulanmasını istediğimiz kategoriyi seçiyoruz. Yeni bir tane oluşturmak için “Yeni” yi ve ardından “Tamam” ı da tıklayabilirsiniz.
Yanlış e-postaları kendinize otomatik iletmekten kaçınmak için, yalnızca bunun için tamamen yeni bir kategori oluşturmayı düşünün.
Sihirbazdaki kategori, seçtiğiniz kategoriye dönüşecektir. “Bitir” i tıklayın.
Onay kutusunda “Tamam” ı tıklayın ve ilk kuralınız oluşturulur.
Kural 2: E-postaları Otomatik Yönlendirme
Şimdi, Kural 1’de seçtiğiniz kategoriye sahip e-postaları otomatik olarak yönlendiren bir kural belirlemeniz gerekir.
Önce, geçiş yapmak için “Gönderilmiş” öğeler klasörünüzü tıklayın. Bu adım çok önemlidir, aksi takdirde kural yalnızca Gelen Kutunuzdaki e-postalarda çalışır.
Outlook’taki “Giriş” sekmesinde, Kurallar> Kuralları ve Uyarıları Yönet’i tıklayın.
“Kural Sihirbazı” nda, “Aldığım İletilere Kural Uygula” yı ve ardından “İleri” yi tıklayın.
Sihirbazın sonraki sayfasında, “Kategori Kategorisine Atanmış” ı seçin.
Atamak istediğiniz kategoriyi seçmek için “Kategori” bağlantısını tıklayın.
“Renk Kategorileri” penceresinde, Kural 1’de belirlediğiniz kategoriyi seçin ve ardından “Tamam” ı tıklayın.
Sihirbazdaki kategori, seçtiğiniz kategoriye dönüşecektir. Sonrakine tıkla.”
Sonraki sayfada, “Kişilere veya Genel Gruba Yönlendir” i seçin.
Bir alıcı seçmek için “Kişiler veya Genel Grup” bağlantısını tıklayın.
E-postaları adres defterinizden iletmek istediğiniz adresi seçebilir veya “Kime” alanına yazabilirsiniz. Ardından, “Tamam” ı tıklayın.
Sihirbazın son sayfasına gitmek için “İleri” yi iki kez tıklayın. Kuralınıza bir ad verin, “Gönderilmiş Öğeler” klasörüne uygulandığından emin olun ve ardından “Bitir” i tıklayın.
Kurallarınız artık oluşturuldu! Belirttiğiniz kişiye her e-posta gönderdiğinizde, e-postaya bir kategori eklenecektir (Kural 1). E-posta, “Gönderilmiş Öğeler” klasörünüze ulaştığında, Kural 2’de belirttiğiniz adrese otomatik olarak yönlendirilecektir.