Muhtemelen adresler gibi Word belgelerinizde sıkça yazdığınız bir metin vardır. Bu metni her ihtiyaç duyduğunuzda yeniden yazmak yerine, bu ortak metni bir Word belgesine yerleştirebilir ve diğer belgelere başvurabilirsiniz – değiştirirseniz tüm belgelerinizde otomatik olarak güncellenir.
Adresinizi belgelerinizin altına koymak istediğinizi, ancak adresin zaman zaman değiştiğini söyleyin. Adresi ayrı, ortak bir Word belgesinde saklayabilir ve metni ortak belgeden almak için bir alanı kullanabilirsiniz ve değiştiğinde güncelleyebilirsiniz. Size bunun nasıl yapıldığını göstereceğiz.
Başlamak için, diğer Word belgelerine eklemek istediğiniz adres için havuzunuz olarak hizmet verecek yeni bir Word belgesi oluşturun. Diğer belgeler tarafından erişilebilecek bir yere kaydedin. Örneğin, her zaman erişemediğiniz bir ağ sürücüsüne kaydetmeyin.
Ortak belgedeki adrese başvurmak için yer imlerini kullanacağız. Diğer belgelere eklemek istediğiniz metin dizesini yazın (bizim durumumuzda, adres). Adı vurgulayarak ve Ekle> Yer İşareti'ne gidip, “Adres” gibi bir ad vererek, bir yer imi oluşturun. Bunları oluşturma hakkında bilgi için Word'deki yer imleri kılavuzumuza bakın.
Yer imi adlarında boşluk olamaz. Sık kullanılan bilgi dosyanızda her bir öğenin üstüne yer iminin adını koymanızı öneririz, böylece hangi öğe için hangi adı kullanacağınızı kolayca bilirsiniz. Bu, özellikle bu ortak belgede çok sayıda tekrar kullanılabilir madde bulundurmayı planlıyorsanız kullanışlıdır. Örneğimizde, adresimizi ortak bilgi belgesine ekledik ve mark Adres ’yer imi adını öğenin üstüne koyduk.
Öğeyi ortak belgenize ekledikten sonra, kaydedebilir ve kapatabilirsiniz. Adresi girmek istediğiniz belgeyi açın ve imleci, o metnin gitmesini istediğiniz yere getirin. Örneğin, bir altbilgi ekleyip adresi buraya ekleyeceğiz.
Ortak belgede oluşturduğumuz yer imine atıfta bulunmak için INCLUDETEXT alan kodunu kullanacağız. Bunu yapmak için, alan koduna parantez eklemek için “Ctrl + F9” tuşlarına basın.
NOT: Sadece alan kodlarının etrafına normal parantez yazamazsınız. Doğru parantez tipini yerleştirmek için “Ctrl + F9” kullanmanız gerekir.
İmleç otomatik olarak parantez arasına yerleştirilir. Parantezlerin arasına aşağıdaki metni yazın ve “
INCLUDETEXT ""
NOT: Parantezleri alan koduna girmeyin.
Örneğin, alan kodu parantezleri arasına aşağıdakini yazdık:
INCLUDETEXT "C:\Users\Lori\Documents\Common Information\CommonInformation.docx" Address
NOT: Yolda olduğu gibi çift ters eğik çizgi kullanmanız gerekir. Ayrıca, yukarıdaki kodu alana yazarken akıllı tırnak değil düz tırnak kullandığınızdan emin olun.
Adresi ortak belgeden alıp girdiğiniz alan koduna eklemek için alan kodunu sağ tıklayın ve açılan menüden “Güncelleme Alanı” seçeneğini seçin.
Adres belgede görüntülenir. “Yer imlerini göster” seçeneğiniz açıksa, parantezler hala adresin etrafında görüntülenir. Yine, bu seçeneğin nasıl kapatılacağını öğrenmek için yer imleri hakkındaki makalemize bakın. Ayrıca, alan kodu gölgeli olabilir. Ancak bunu da kapatabilirsiniz.
Alan kodunu değiştirmek istiyorsanız, sonuç yerine kodu tekrar görüntüleyebilirsiniz. Bunu yapmak için, sonuçtaki öğeye sağ tıklayın ve açılan menüden “Alan Kodlarını Değiştir” seçeneğini seçin. Alan koduna yazdığınız metin tekrar görüntülenir ve düzenleyebilirsiniz. Basitçe, yeni sonucu görüntülemek için alanı güncelleyin.
Ortak belgenizi oluşturduktan sonra, sık sık yazdığınız diğer öğeleri Word belgelerinize depolamak için kullanabilirsiniz. Ortak belgelerinizden otomatik olarak eklemek istediğiniz her bilgi için Word belgelerinizde ayrı bir INCLUDETEXT alanı kullanın.
