Ekibinizin bir projeyi yürütmek için stratejik bir planı olabilir, ancak bu her zaman kusursuz mudur? Büyük bir ekiple, birinin bir görevi başlatması ve ardından karmaşık bir karışıklık ve kaos yolu izlemesi gerekir. Kaosu en aza indirmenin ve daha hızlı sonuç almanın tek yolu, görevlerinizi bir iş akışında düzene koymaktır.
İyi iş akışı otomasyonu, herhangi bir kuruluş için çok önemli bir araçtır. İş akışlarını etkili bir şekilde oluşturduğunuzda, otomatikleştirdiğinizde ve yönettiğinizde, işleri daha hızlı ve daha az hatayla tamamlarsınız. Yani çalışanlarınız daha üretken olacak.
Aşağıda, kuruluşunuzda iş akışı otomasyonunu kullanmanın yararları yer almaktadır.
En aza indirilmiş hatalar
Hiçbir insan mükemmel değildir; dolayısıyla iyi yönetilen organizasyonların bile hatasız çalışması imkansızdır. Ancak hataları belirleme ve düzeltme üzerinde çalışabilirsiniz. İş akışı otomasyonu ile hataların oluşmasını önleyebilir, bu da daha az risk anlamına gelir.
Örneğin, finans departmanındaki basit bir hata, vergi mükellefi ile olası bir yasal soruna neden olabilir. Satış ve pazarlama, İnsan kaynakları ve Finans gibi departmanlar daha az hata gerektirir ve iş akışı otomasyonu tam da bunu yapar. Bir hata meydana gelirse, sistem daha hızlı problem çözmeyi sağlayan kesin problemi tespit eder.
Yazılım, kuruluşunuza entegre edilmiştir ve insan girdisi veya analizi gerektirmeyen bir görevi yerine getirir. Bu nedenle, çalışanlarınız birincil görevlerine odaklanabilirler. Yazılım, ekibinizin kritik iş becerilerini geliştirmek için daha fazla zaman harcamasına olanak tanıyan tekrarlayan görevleri yerine getirir.
Gereksiz görevleri ortadan kaldırır
Tekrarlayan görevler, kuruluşlara küresel olarak yılda yaklaşık 5 trilyon dolara mal oluyor. Çalışanlar, üretkenliklerini azaltan gereksiz işler yapmak için çok zaman harcarlar. Gereksiz görevleri yerine getiren iş akışı otomasyon yazılımıyla, çalışanlar diğer görevlere odaklanarak zamandan tasarruf edebilirler. Sistemi, belirli koşullara göre belirli görevleri otomatik olarak tetikleyecek şekilde yapılandırabilirsiniz.
Örneğin, yaralandığınızı ve hastaneye gittiğinizi söyleyin. Hastanede bir doktor ilacınızı yazar ve diğer hastalara bakmak için ayrılır. Bir hemşire veya kimyager fatura için reçetenizi girecek ve size dozunuzu getirecektir.
Günün ilerleyen saatlerinde hemşire, sizinle ilgilenen doktora, söz konusu ilacın ve dozun uygulanmasını onaylamak için bir makbuz imzalaması gerekir. Özellikle büyük ve yoğun bir hastanede doktorların imzalarını almak için izini sürmek zaman alır.
İş akışı otomasyonu bu sorunu çözer. Hastane, hemşire sisteme fatura bilgilerini girdiğinde doktoru bilgilendirecek şekilde sistemi yapılandırabilir. Doktor, hemşirenin imza aramak için zaman harcamasına gerek kalmadan sistem üzerinden reçeteyi onaylayabilir veya reddedebilir. Sistem, tüm süreci daha basit ve daha hızlı hale getirir.
Artan verimlilik
Gereksiz görevleri ortadan kaldırmak, zamandan tasarruf sağlayarak üretkenliğin artmasını sağlar. İş akışı yönetim sistemleri, e-posta ve bildirim gönderme ve ilgili bilgileri güncelleme gibi görevleri gerçekleştirmek için otomatikleştirilmiştir; bu, çalışanlarınızın tekrarlayan işler yapmak için daha az zaman harcayacağı anlamına gelir. Ayrıca, çalışanlar onay almak için uzun saatler beklemek zorunda kalmıyor; iş akışı sistemindeki ilerlemeyi takip edebilir ve güncel kalabilirler.
Bir raporda eksik kritik veriler varsa, çalışanlar bunu hızlı ve sorunsuz bir şekilde ilgili kişiye geri gönderebilir. Bu, çalışanların her gün karşılaştığı sorunlara çözümler yaratır.
Kolayca Ölçeklenebilir
Kuruluşunuza iş akışı otomasyonunu tanıtmak göz korkutucu görünebilir. Çalışanların yazılımı anlaması ve öğrenmesi zor olabilir, ancak çalışanlar onunla daha rahat oldukça, sonsuz olasılıklarla yeni bir dünyanın kapılarını açar.
İş akışı sistemleri, çalışanların yükünü hafifletecek ve günlük olarak karşılaştıkları sorunlara çözüm sağlayacak şekilde oluşturulmuştur. Hukuk departmanı satış sözleşmelerini otomatikleştirebilir ve İK, çalışanların işe alımını otomatikleştirebilir. Tüm bu departmanları iyileştirebilir ve zamanla geliştirebilirsiniz.
Kuruluşunuz için basit bir iş akışı yapılandırdıktan sonra kuruluşunuzun ihtiyaçlarına göre daha fazla özellik ekleyebilirsiniz. Bu, gereksiz işleri otomatikleştirmeyi kolaylaştırır ve çalışanlarınızın diğer görevlere odaklanmasını sağlar.
Çözüm
İş akışı otomasyonu, iş uygulamalarının büyük bir parçası haline geldi. Uzun vadede, iş akışı otomasyon yazılımı hataları azaltır, üretkenliği artırır ve çalışanlarınıza çok değerli zaman kazandırır. Yazılım, kuruluş içindeki görevleri ve süreçleri sürekli olarak toplamak, analiz etmek ve optimize etmek için düzenlenebilir. Bir organizasyonun iyi uygulanmış bir iş akışı sisteminden kazandığı değer anındadır ve zamanla gelişecektir.
