AutoText ile Microsoft Word'deki Metin Bloklarını Hızla Ekleme

0
56

00_lead_image_inserting_autotext_entry

Adresimiz, uzun adlarınız veya ifadeleriniz ve hatta sık kullandığınız tablolar ve görüntüler gibi düzenli olarak yazmamız gereken birkaç metin büyüklüğümüz var. Word'deki Otomatik Metin özelliği, bu metin parçalarını saklamanıza ve birkaç tuşa basarak bunları hızlıca eklemenize izin verir, böylece daha az zaman yazarak israf edebilirsiniz.

Otomatik Metin özelliği uzun süredir Office'in bir parçası olmuştur, ancak artık Office 2007'ye eklenmiş olan Hızlı Parçalar'ın bir parçasıdır. Otomatik Metin girişlerine ek olarak, Hızlı Parçalar özelliği de belge özelliklerini eklemenizi sağlar (başlık ve yazar gibi ) ve alanlar (tarih ve sayfa numaraları gibi). Hızlı Parçalar ve Otomatik Metin girdileri “Yapı Taşları” olarak da bilinir ve Word önceden tanımlanmış birçok yapı taşlarıyla birlikte gelir. Ayrıca istediğiniz kadar özel yapı taşı ekleyebilirsiniz.

NOT: Daha önce Word'deki diğer belgelerden metne nasıl başvuru yapacağımız hakkında daha önce yazmıştık, böylece yeniden kullanılabilir içeriği otomatik olarak güncellenecek diğer belgelere ekleyebilirsiniz. Bu makalede ele alınan hile bir Otomatik Metin girişi kullanmaya benzer. Ancak, bir Otomatik Metin girişi kullanılarak içerik eklendikten sonra, Otomatik Metin girişini değiştirdiğinizde bu içerik otomatik olarak güncellenmeyecektir.

Sistem genelinde benzer bir görevi yerine getiren Windows için ücretsiz PhraseExpress gibi başka bir yazılım var. Bu harika çünkü her uygulamada çalışıyor, sadece Word'de değil, AutoText'in de kendine göre birkaç avantajı var – yani, PhraseExpress'ten daha fazla biçimlendirme seçeneği (özellikle Word'e özel olanlar) ve Word'ün bulunduğu her yerde mevcut. Bu nedenle, örneğin çalışma bilgisayarınıza üçüncü taraf programlarını yükleme izniniz yoksa, yine de Otomatik Metin kullanabilirsiniz.

İLGİLİ: Microsoft Word'deki Diğer Belgelerden Metin Nasıl Başvurulur

Otomatik Metin girişlerini belgelerin kendisinde değil, şablonlarda saklayabilirsiniz. Varsayılan olarak, yeni Otomatik Metin girdileri Normal.dotm şablonunda saklanır. Bu, Normal.dotm şablonunuzu diğer makinelerle paylaşmadığınız sürece, Otomatik Metin girişlerinizin kullanılabilirliğini yalnızca makinenize sınırlar. Otomatik Metin girişlerini özel şablonlara ekleyebilirsiniz, ancak bu makalenin ilerleyen bölümlerinde tartışacağımız bununla ilgili sınırlamalar vardır.

Yeni bir Otomatik Metin Girişi Nasıl Oluşturulur

Başlamak için, yeni bir Word belgesi oluşturun ve Otomatik Metin girişi olarak eklemek istediğiniz içeriği (metin, görüntüler, tablolar vb.) Girin. Ardından, içeriği vurgulayın ve “Ekle” sekmesine tıklayın.

İLGİLİ: Yazdırılmayan Karakterleri Word'de Görüntüleme

Otomatik Metin giriş metninizin, girişteki tüm paragraflar için paragraf biçimlendirme ile saklanmasını istiyorsanız, son paragraf dahil, son paragrafın sonundaki paragraf işaretinin seçiminize dahil edildiğinden emin olun. Paragraf işareti paragrafın formatını saklar. Paragrafın sonunda paragraf işaretini seçmediğinizde, bu paragraf eklediğiniz zaman çevreleyen metnin paragraf stilini alır. Her paragrafın sonunda paragraf işaretini görmüyorsanız, bunları seçeneklerde görüntülemeyi seçebilirsiniz. Otomatik Metin içeriğinize uyguladığınız karakter biçimlendirmeleri, Otomatik Metin girişine otomatik olarak kaydedilir.

01_entering_text_for_autotext_entry

“Metin” bölümünde, “Hızlı Parçaları Keşfet” düğmesini tıklayın ve farenizi açılır menüden “Otomatik Metin” üzerine getirin. Ardından, alt menüden “Seçimi Otomatik Metin Galerisi'ne Kaydet” i seçin.

NOT: Doğrudan “Hızlı Parçalar” menüsünde bulunan “Seçimi Hızlı Parça Galerisi'ne Kaydet” seçeneğini fark edebilirsiniz. Bu seçenek, seçilen metni “Otomatik Metin” girişi değil, “Hızlı Parçalar” girişi olarak ekler. “Hızlı Parçalar” ve “Otomatik Metin” girişleri hem yapı taşlarıdır. Girişi bu şekilde ekleyebilirsiniz, ancak bir Otomatik Metin girişi olarak eklemeyi tartışacağız.

02_selecting_save_selection_to_autotext_gallery

“Yeni Yapı Bloğu Oluştur” iletişim kutusu görüntülenir. “Ad” düzenleme kutusuna Otomatik Metin girişi için bir ad girin.

Otomatik Metin girişlerinizin adlarını yeterince farklı hale getirmenizi öneririz; böylece her girişi bir belgeye eklemek için adın yalnızca birkaç karakterini yazmanız gerekir. Birden fazla Otomatik Metin girişinin çok benzer adları varsa, Word'ün hangi girişi eklemek istediğini bilmesi için yeterince ad yazmanız gerekir.

03_create_new_building_block_dialog

Bu giriş için kategoriyi de değiştirebilirsiniz. “Kategori” açılır listesi, bu Otomatik Metin girişini özel bir kategoriye eklemenizi sağlayan “Yeni Kategori Oluştur” seçeneği sunar. Girişin oluşturulduğu “Galeri” yi de değiştirebilirsiniz.

“Seçenekler” açılır listesi, girişin belgeye nasıl ekleneceğini belirlemenizi sağlar. Şirket adı gibi küçük bir metin metni ekliyorsanız, imlecindeki giriş satır içi içeriğini ekleyen “Yalnızca içerik ekle” yi seçin. İçeriği kendi paragrafı olarak veya kendi sayfasına da ekleyebilirsiniz (standart kapak sayfaları oluşturmak için mükemmel).

“Kaydet” açılır listesi için varsayılan ayarı kabul edin. Bu, Otomatik Metin girişini Normal şablonunuza kaydeder.

İLGİLİ: Word, Normal Şablonda Değişiklikleri Kaydetmek İstediğinde Nasıl Haberdar Olursunuz?

Yeni Otomatik Metin girişinizi ayarladıktan sonra “Tamam” ı tıklayın.

Açtığınız son Word belgesini kapattığınızda, Normal şablonunu kaydetmek isteyip istemediğiniz açıksa, Normal.dotm şablonunda yapılan değişiklikleri kaydetmek isteyip istemediğinizi soran aşağıdaki iletişim kutusu görüntülenebilir. Otomatik Metin girişinizi “Normal.dotm” şablonuna kaydetmek için, “Kaydet” düğmesine tıklayın.

04a_saving_normal_template

Otomatik Metin Girdini Belgeye Ekleme

Şimdi yeni bir Otomatik Metin girişi oluşturduğumuza göre, bir belgeye ekleyelim. Yeni bir Word belgesi oluşturun veya mevcut bir belgeyi açın. Tekrar “Ekle” sekmesine tıklayın ve farenizi açılır menüdeki “Otomatik Metin” üzerine getirin. Eklediğiniz Otomatik Metin girişinin doğrudan “Otomatik Metin” alt menüsünde bulunduğunu fark edeceksiniz. İçeriği o girdiye eklemek için onu seçin.

05_inserting_address

Ayrıca bir Otomatik Metin girişini, yalnızca Otomatik Metin girişinin adını yazmaya başlatarak da ekleyebilirsiniz. Eşleşen Otomatik Metin girişinin adıyla küçük bir açılır pencere görüntülenir ve eklemek için “Enter” tuşuna basmanızı söyleyen talimatlar görüntülenir. Tüm Otomatik Metin girişini belgenize eklemek için “Enter” tuşuna basın. “F3” tuşuna da basabilirsiniz.

06_using_autotext_name

Otomatik Metin girişinin içeriği, orijinal satır kesmeleri ve biçimlendirme ile birlikte eklenir.

07_address_inserted

Otomatik Metin girişlerini eklemeyi daha hızlı ve kolay hale getirmek için, Hızlı Erişim Araç Çubuğuna “Otomatik Metin” düğmesini ekleyebilirsiniz.

08_inserting_from_quick_access_toolbar

“Otomatik Tamamlama Önerilerini Göster” Nasıl Açılır

Otomatik Metin giriş adınızı yazarken Otomatik Tamamlama önerisini göremiyorsanız, “Otomatik Tamamlama Önerilerini Göster” seçeneğini açmanız gerekebilir.

“Otomatik Tamamlama Önerilerini Göster” özelliğini açmak için varolan bir Word belgesini açın veya yeni bir tane oluşturun ve “Dosya” sekmesini tıklayın.

09_clicking_file_tab

Sahne arkası ekranında, soldaki seçenekler listesinde “Seçenekler” i tıklayın.

10_clicking_options

“Kelime Seçenekleri” iletişim kutusunun sol tarafındaki öğeler listesinde “Gelişmiş” seçeneğini tıklayın.

11_clicking_advanced

“Düzenleme seçenekleri” bölümünde, “Otomatik Tamamlama önerilerini göster” onay kutusunu işaretleyin, böylece kutuda bir onay işareti belirir.

12_turning_on_show_autocomplete_suggestions

Şimdi, eklemek için bir Otomatik Metin girişinin adının bir kısmını yazdıktan sonra “Giriş” e basabileceksiniz.

Mevcut bir Otomatik Metin Girişinin İçeriği Nasıl Düzenlenir

Diyelim ki yeni bir eve taşındınız ve adresinizi Otomatik Metin girişinizde değiştirmeniz gerekiyor. Bunu yapmak kolaydır. Kaydı istediğiniz gibi yeni bir Word belgesine yazın, seçin ve daha önce tartıştığımız gibi “Otomatik Metin” alt menüsüne erişin. Varolan herhangi bir Otomatik Metin girişinin altındaki alt menüdeki “Seçimi Otomatik Metin Galerisi'ne Kaydet” seçeneğini seçin.

13_selecting_save_selection_to_autotext_gallery_after_edits

“Ad” düzenleme kutusuna mevcut Otomatik Metin girişi ile aynı adı girin ve “Tamam” ı tıklayın.

14_entering_same_name_for_autotext_entry

Bir onay iletişim kutusu görüntülenir. Önceki Otomatik Metin girişini yenisiyle değiştirmek için “Evet” düğmesine tıklayın.

15_redefine_building_block_entry

Şimdi, güncellenmiş Otomatik Metin girişini daha önce yaptığınız gibi yeni veya varolan bir Word belgesine ekleyebilirsiniz.

NOT: Bir Otomatik Metin girişini değiştirmenin, o girişin içeriğini daha önce eklemiş olduğunuz mevcut belgelerdeki DEĞİŞTİRMEdiğini unutmayın. Otomatik Metin girişinin gözden geçirilmiş içeriği yalnızca girişi değiştirdikten sonra herhangi bir zamanda eklerken kullanılır.

Mevcut bir Otomatik Metin Girdisinin Özellikleri Nasıl Düzenlenir

Bir Otomatik Metin girişinin içeriğini düzenlemenin yanı sıra, girişin, örneğin kaydedildiği şablon, kategori vb. Gibi özelliklerini de değiştirebilirsiniz.

Bunu yapmak için yeni bir Word belgesi oluşturun veya mevcut bir belgeyi açın. “Ekle” sekmesine tıklayın ve ardından “Metin” bölümündeki “Hızlı Parçaları Keşfet” düğmesine tıklayın. Açılır menüden “Building Blocks Organizer” ı seçin.

16_selecting_building_blocks_organizer

“Yapı Taşları Düzenleyicisi” iletişim kutusu görüntülenir. Her birinin “Adını” ve içinde bulundukları “Galeri”, “Kategori” ve “Şablon” u gösteren tüm “Yapı taşları” listesi görüntülenir. “Galeri” ye göre alfabetik sırayla listelenir. Yeni “Adres” girişimiz en üstte, çünkü “Otomatik Metin” galerisinde yer alıyor. Seçmek için girişe tıklayın. Girişin bir önizlemesi iletişim kutusunun sağ tarafında görüntülenir.

“Adres” girişini seçtikten sonra, “Yapı taşları” listesinin altındaki “Özellikleri Düzenle” seçeneğini tıklayın.

17_clicking_edit_properties

Otomatik Metin girdisini oluşturduğunuzdakiyle aynı iletişim kutusu görüntülenir; ancak, şimdi “Yapı Taşı Değiştir” olarak adlandırılır. “Seçenek” i “Paragrafına içerik ekle” olarak değiştireceğiz, böylece imleç başka bir satırın sonunda olsa bile, adres her zaman ayrı bir satırdan başlayarak eklenir. Değişikliği yaptıktan sonra “Tamam” ı tıklayın.

18_changing_options

Otomatik Metin girişini değiştirilen ile değiştirmek istediğinizi onaylayan bir onay iletişim kutusu tekrar görüntülenir. “Evet” e tıklayın.

19_redefine_building_block_entry_again

Otomatik Metin Girişi Nasıl Silinir

Artık bir Otomatik Metin girişine ihtiyacınız olmadığını keşfederseniz, bunu yapı taşları koleksiyonundan silebilirsiniz. Bir Otomatik Metin girişini silmek için, son bölümde açıklandığı gibi “Yapı Taşları Düzenleyicisi” iletişim kutusunu açın. Silmek istediğiniz Otomatik Metin girişini seçin ve “Yapı taşları” listesinin altındaki “Sil” e tıklayın.

20_clicking_delete

Seçilen bina bloğunu silmek isteyip istemediğinizi soran bir onay iletişim kutusu görüntülenir; bu durumda bir Otomatik Metin girişi. Girişi silmek için “Evet” e tıklayın. “Yapı Taşları Düzenleyicisi” iletişim kutusuna döneceksiniz. Kapatmak ve belgenize dönmek için “Kapat” ı tıklayın.

21_delete_confirmation_dialog

Özel bir şablon kullanılırken Otomatik Metin bir tuhaflığa sahip görünüyor. Otomatik Metin girişlerini özel bir şablona ekleme test ettik, ancak o şablonu temel alan yeni bir belge oluştururken, Otomatik Metin girişi kullanılamaz. Ancak, Normal şablonu temel alan yeni bir belge oluşturduktan ve özel şablonu o belgeye eklediğimizde, Otomatik Metin girişi kullanılabilirdi. Bu nedenle, Otomatik Metin girişlerini kendi özel şablonunuza kaydetmek istiyorsanız, onları oluşturduktan sonra şablonu belgelerinize eklediğinizden emin olun, aksi takdirde Otomatik Metin girişleriniz kullanılamaz. Aksini keşfederseniz, lütfen yorumlarınızı bize bildirin.

Word'ün eski sürümleri (2003 ve önceki), Otomatik Metin girişlerini bir şablondan diğerine kopyalamanıza izin verdi. Ancak, Word 2007 itibariyle, bu işlevsellik kaldırıldı.

LEAVE A REPLY

Please enter your comment!
Please enter your name here